شهریار تبریز/ علی صاحب خواجه: بسیاری از سازمان‌ها آمادگی کافی برای مدیریت بحران در بخش‌های اداری ندارند و این می‌تواند باعث توقف عملکرد سازمان، نارضایتی کارکنان و کاهش بهره‌وری شود.
با اجرای یک سیستم مدیریت بحران در امور اداری، می‌توان از اختلال در فرآیندهای حیاتی جلوگیری کرد و سازمان را در برابر شرایط پیش‌بینی‌نشده مقاوم‌تر ساخت.
طراحی “برنامه تداوم کسب‌وکار (BCP)” برای فرآیندهای اداری
چالش: بسیاری از سازمان‌ها برنامه مشخصی برای ادامه فعالیت‌های خود در شرایط بحرانی ندارند.
راهکار: ایجاد یک برنامه تداوم کسب‌وکار (Business Continuity Plan – BCP) که مشخص کند در زمان بحران، هر واحد سازمانی چگونه باید عمل کند.
مراحل اجرایی:
Ÿ شناسایی فرآیندهای حیاتی اداری) مانند پرداخت حقوق، صدور قراردادها، مدیریت منابع انسانی).
Ÿ تدوین راهکارهای جایگزین) مثلاً اگر سامانه اتوماسیون خراب شد، از چه روشی استفاده شود).
Ÿ تمرین و شبیه‌سازی سناریوهای بحران) مثلاً برگزاری مانور برای شبیه‌سازی قطع سیستم‌های مالی).
نتیجه: کاهش ریسک توقف فعالیت‌های حیاتی اداری در مواقع بحران.
ایجاد “سیستم ارتباط اضطراری” برای کارکنان و مدیران
چالش: در زمان بحران، اطلاع‌رسانی نادرست باعث سردرگمی و کندی تصمیم‌گیری می‌شود.
راهکار: راه‌اندازی یک سیستم ارتباط اضطراری که در شرایط بحرانی، اطلاعات مهم را به‌سرعت به کارکنان و مدیران منتقل کند.
مراحل اجرایی:
Ÿ ایجاد کانال‌های ارتباطی چندگانه(مانند ایمیل اضطراری، پیامک، گروه‌های پیام‌رسان سازمانی (
Ÿ تعریف رویه‌های اطلاع‌رسانی بحران) چه کسی باید چه اطلاعاتی را در چه زمانی ارسال کند(.
Ÿ طراحی سامانه اعلان بحران که بتواند هشدارهای فوری ارسال کند.
نتیجه: افزایش سرعت تصمیم‌گیری و هماهنگی بهتر در مواقع بحران.
استفاده از “اتوماسیون بحران” در امور اداری
چالش: بحران‌هایی مانند قطع سیستم‌ها، تأخیر در پرداخت‌ها یا از دسترس خارج شدن داده‌ها، باعث مختل شدن کارهای اداری می‌شود.
راهکار: پیاده‌سازی یک سیستم اتوماسیون مدیریت بحران که بتواند به‌طور خودکار مشکلات را شناسایی کرده و راهکارهای جایگزین ارائه دهد.
مراحل اجرایی:
Ÿ ایجاد داشبوردهای هشداردهنده که مشکلات احتمالی را به مدیران اعلام کند.
Ÿ اتصال سیستم‌های جایگزین) مثلاً در صورت خرابی سامانه مرخصی، درخواست‌ها از طریق ایمیل ثبت شوند).
Ÿ ایجاد چک‌لیست‌های خودکار برای اقدامات اضطراری (مثلاً در صورت قطع اینترنت، کارکنان بدانند چگونه به
سیستم‌ها دسترسی داشته باشند).
نتیجه: کاهش وابستگی به روش‌های دستی و افزایش سرعت واکنش به بحران.
تدوین “راهنمای مدیریت منابع انسانی در شرایط بحران”
چالش: در شرایط بحرانی مانند اپیدمی‌ها، تعطیلی‌های ناگهانی یا تعدیل نیرو، کارکنان نیاز به راهنمایی شفاف دارند.
راهکار: تدوین یک راهنمای منابع انسانی برای شرایط بحران که شامل دستورالعمل‌های دقیق برای مدیریت کارکنان در مواقع اضطراری باشد.
محتوای راهنما:
Ÿ سیاست‌های دورکاری و ساعات کاری انعطاف‌پذیر.
Ÿ نحوه مدیریت اضطراری پرداخت‌ها، مزایا و بیمه‌ها.
دستورالعمل‌های برقراری ارتباط با کارکنان در مواقع بحرانی.
نتیجه: کاهش استرس و افزایش اعتماد کارکنان به سازمان در شرایط سخت.
تحلیل ریسک و اجرای سناریوهای شبیه‌سازی بحران
چالش: سازمان‌ها اغلب نمی‌دانند کدام بخش‌هایشان در برابر بحران‌ها آسیب‌پذیرتر هستند.
راهکار: اجرای تحلیل ریسک در فرآیندهای اداری و طراحی سناریوهای شبیه‌سازی بحران برای پیش‌بینی مشکلات احتمالی.
مراحل اجرایی:
Ÿ تحلیل نقاط ضعف در سیستم‌های اداری و منابع انسانی.
Ÿ اجرای سناریوهای آزمایشی برای بررسی آمادگی سازمان (مثلاً تست قطع کامل سیستم اتوماسیون).
Ÿ استفاده از هوش مصنوعی برای پیش‌بینی بحران‌های آتی و ارائه راهکارهای پیشگیرانه.
نتیجه: افزایش آمادگی سازمان برای مقابله با بحران‌های غیرمنتظره.
جمع‌بندی و نتایج اجرای این راهکارها
جلوگیری از توقف کارهای اداری در مواقع بحرانی.
افزایش سرعت واکنش و هماهنگی در بحران.
کاهش استرس کارکنان و مدیران در مواجهه با مشکلات.
افزایش شانس دیده شدن و ارتقای شغلی شما به‌عنوان یک متخصص مدیریت بحران.
گام بعدی برای اجرای این پروژه در سازمان شما
تحلیل فرآیندهای حیاتی اداری و شناسایی نقاط آسیب‌پذیر.
طراحی سیستم‌های ارتباط اضطراری و راهکارهای جایگزین.
اجرای یک مانور آزمایشی مدیریت بحران در سازمان.
ارائه گزارش به مدیران ارشد برای دریافت حمایت و بودجه لازم.
(1)
(1)